Menghimpun Program Audit : Komponen Kunci dari Keseluruhan Bidang Audit

Keseluruhan bidang audit dan informasi pendukungnya menggambarkan tujuan review tingkat atas dari audit internal di sebuah area. Kita telah membahas bagaimana audit internal seharusnya diartikan dan mendokumentasikan beberapa tujuan level atas untuk tiap review yang direncanakan, namun hal tersebut tidak akan cukup untuk menugaskan perkerjaan audit internal kepada auditor tingkat staff; mereka akan memerlukan beberapa panduan step-by-step untuk melaksanakan audit internal. Audit internal harus diorganisasikan dan dilaksanakan dengan cara yang konsisten dengan tujuan meminimalisasi prosedur audit yang tidak diperlukan. Untuk menyediakan bantuan dan panduan, auditor internal menggunakan program audit untuk melaksanakan prosedur audit internalnya dengan cara yang konsisten dan efektif. Istilah program diartikan sebagai sekumpulan prosedur auditor sama seperti langkah-langkah dalam program computer, yang melewati langkah-langkah yang sama setiap waktu ketika prosesnya berjalan. Contohnya, sebuah program komputer untuk menghitung biaya gaji/upah akan termasuk instruksi untuk membaca data (file) kartu waktu (time card) atau jam kerja, melihat tariff pekerja yang tercatat di file lainnya, kemudian menghitung gaji kotornya. Langkah yang sama digunakan untuk tiap pekerja kecuali ada pengecualian, seperti tariff lembur yang dikodekan ke dalam program penggajian. Demikian pula, program audit merupakan alat untuk merencanakan, mengarahkan, dan mengendalikan kerja audit dan merupakan sebuah blueprint untuk tindakan, menentukan langkah yang harus dilakukan untuk memenuhi tujuan audit. Program audit mewakili metode terbaik pilihan auditor untuk menyelesaikan pekerjaannya dan berfungsi sebagai dasar untuk mencatat langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan.

            Departemen audit internal yang efektif harus memiliki serangkaian program audit umum yang dipersiapkan untuk melaksanakan ulang kegiatan audit. Banyak dari program ini, seperti pengamatan pengambilan fisik, digunakan dari tahun ke tahun dan dari satu entitas ke entitas dengan sedikit perubahan. Dalam situasi lainnya, auditor internal mungkin harus memodifikasi program standar ke dalam aspek khusus dari audit tertentu. Dalam beberapa situasi, program audit standar tidak akan bisa digunakan. Misalnya, auditor internal mungkin ingin mereview pengendalian dalam sebuah entitas bisnis yang baru dengan beberapa karakteristik pengendalian yang khusus, aau manajemen audit mungkin ingin menggunakan pendekatan yang berbeda karena permasalahan yang dihadapi serupa dengan permasalahan yang sebelumnya. Berdasarkan pada tujuan / sasaran audit yang telah direncanakan dan data yang telah dikumpulkan survey terdahulu dan survey lapangan, auditor mungkin ingin menyiapkan program audit yang disesuaikan sebagai panduan dalam mereview. Hal ini mungkin sedikit lebih banyak dari program standar dengan perubahan yang kecil, atau mungkin menjadi set khusus dari prosedur audit berbasis pada perencanaan awal dan hasil dari survey lapangan. Untuk menyiapkan program audit ini, auditor internal pertama-tama harus memiliki pemahaman tentang karakteristik apa yang merupakan program audit yang memadai.

Format Program Audit dan Persiapannya

               Program audit adalah prosedur yang menjelaskan langkah-langkah dan pengujian-pengujian yang dilakukan oleh auditor ketika melakukan pekerjaan lapangan yang sesungguhnya. Program audit tersebut harus diselesaikan setelah pemenuhan persiapan dan survey lapangan serta sebelum memulai pekerjaan lapangan yang sesungguhnya. Program audit harus dibentuk dengan beberapa kriteria yang ada di dalam pikiran auditor, yang paling penting adalah bahwa program tersebut harus mengidentifikasi aspek-aspek area untuk diuji lebih jauh dan area-area yang sensitive yang memerlukan perhatian audit.

            Tujuan penting yang kedua dari sebuah program audit adalah bahwa program audit harus bisa menjadi panduan baik bagi auditor yang banyak maupun kurang pengalaman. Misalnya, manajemen mungkin meminta departemen audit internal mengamati pengambilan persediaan fisik tahunan. Review jenis ini terdiri dari prosedur standar untuk memastikan, antara lain, bahwa prosedur pisah batas (cutoff) pengiriman dan penerimaan barang sudah tepat. Auditor yang kurang berpengalaman mungkin tidak menyadari langkah-langkah prosedur ini dan bahkan auditor internal yang berpengalaman mungkin lupa satu dengan yang lainnya. Program audit menguraikan langkah-langkah audit yang diperlukan. Departemen audit internal kemungkinan akan membuat sebuah perpustakaan program, dibuat dari waktu ke waktu, untuk tugas-tugas seperti pengamatan persediaan fisik atau review tentang aktiva tetap. Ketika merencanakan review di mana ada program yang telah ditetapkan, manajemen audit hanya perlu menggunakan program yang telah ada tersebut sementara mempertimbangkan perubahan kondisi yang telah ditemukan melalui survey terdahulu / survey lapangan. Program audit direvisi seperlunya, dengan perubahan yang disetujui oleh manajemen audit sebelum dimulainya proses review.

            Untuk berbagai departemen audit, program audit yang layak tidak tersedia di beberapa area. Hal ini karena auditor internal biasanya menghadapi serangkaian area yang luas dan beragam untuk direview, namun mereka tidak memiliki waktu atau sumber daya untuk mereview setiap area secara berkala. Program yang ditetapkan  dan dipersiapkan untuk audit terdahulu seringkali telah using / ketinggalan jaman (out of date) dikarenakan adanya sistem-sistem baru atau perubahan proses. Tanggung jawab auditor terhadap survey lapangan atau terhadap anggota manajemen audit yang lainnya adalah harus memperbaharui berbagai program audit yang ada atau mempersiapkan sekumpulan revisi dari langkah program audit untuk review yang telah direncanakan. Bergantung pada tipe audit yang direncanakan, program biasanya mengikuti satu dari tiga format umum : kumpulan prosedur audit umum, program dengan petunjuk rinci bagi auditor, dan checklist untuk pemenuhan review.